Нотариальное свидетельствование копий документов: что нужно знать

Любое лицо, в том числе которое не является владельцем документа, может обратиться к любому нотариусу Республики Беларусь за совершением нотариальных действий:

- свидетельствование верности копии документа,

- свидетельствование верности выписки из документа,

- свидетельствование верности копии с копии документа.

Нотариус свидетельствует о соответствии копии документа, выписки из документа – оригиналу.



При решении вопроса о возможности свидетельствования верности копии документа, выписки из документа нотариус учитывает:

• наличие обязательных для данного вида документа реквизитов,
• отсутствие подчисток, повреждений, приписок, неоговоренных исправлений,
• отсутствие исправлений (оговоренных исправлений) на документах, выданных органами, регистрирующими акты гражданского состояния,
• отсутствие законодательных запретов.

Примечательно, что текст копии документа, выписки из документа, копии с копии документа могут быть исполнены рукописно или с использованием технических средств, за исключением факсимильных аппаратов. При этом текст должен соответствовать оригиналу, содержать весь текст и реквизиты документа без сокращений и искажений.

Нотариус может свидетельствовать верность копии документа, срок действия которого истек. Нотариусом может быть засвидетельствована верность копии (выписки) нормативного правового акта Республики Беларусь, в том числе утратившего силу.

Верность копии приложения к диплому, выданного в виде выписки итоговых отметок (выписки из зачетно-экзаменационных ведомостей), свидетельствуется только при предъявлении диплома. Реквизиты диплома нотариус отражает в реестре для регистрации нотариальных действий.

Верность выписки из документа может свидетельствоваться при условии наличия в документе решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу и текст части такого документа, содержащий сведения, позволяющие идентифицировать этот документ.

Выписка из трудовой книжки должна включать титульный лист документа, а затем необходимые записи по определенному месту работы. Если трудовая книжка заканчивается записью о приеме на работу и такая запись не заверена подписью должностного лица, сделавшего эту запись, нотариус при свидетельствовании верности копии (выписки, содержащей эту запись) трудовой книжки отражает эту особенность в тексте удостоверительной надписи.

Верность копии или выписки из документа, исходящего от гражданина, свидетельствуется при условии, что подлинность подписи гражданина засвидетельствована нотариусом, должностным лицом, уполномоченным совершать нотариальные действия, должностным лицом дипломатического представительства или консульского учреждения Республики Беларусь.

Важно отметить, что нотариус может свидетельствовать только одно последовательное свидетельствование верности копии с копии документа.

Не подлежат свидетельствованию:

- копии документов и выписки из документов, если свидетельствование копии запрещено законодательством в силу их секретности и имеющие гриф «секретно» или «совершенно секретно», либо когда в тексте документа содержится отметка о запрещении свидетельствования копии с него (копированию не подлежит);
- не могут быть засвидетельствованы копии с документов, представляющих собой изложение сделки, заключенной между физическими лицами или с участием физических лиц, в простой письменной форме;
- не подлежат свидетельствованию копии брошюр, газетных публикаций и других печатных изданий;
- не допускается свидетельствование верности копии с документов, выданных органами, регистрирующими акты гражданского состояния, и архивами органов, регистрирующих акты гражданского состояния, главных управлений юстиции областных (Минского городского) исполнительных комитетов, если в них имеются исправления, в том числе оговоренные. Для решения данного вопроса гражданам необходимо получить повторное свидетельство (дубликат) без исправлений.

За свидетельствованием верности копии документа или выписки из документа граждане могут обратиться не только к нотариусу, но и к уполномоченным должностным лицам местных исполнительных и распорядительных органов и к должностным лицам загранучреждений за пределами Республики Беларусь – консульских учреждений Республики Беларусь или дипломатических представительств.