Состоялся постоянно действующий семинар руководящих кадров и лиц, включенных в резерв кадров Берестовицкого райисполкома, на тему «Деловой протокол и этикет официального должностного лица».
Открывая семинар, Александр Курило, первый заместитель председателя Берестовицкого райисполкома, акцентировал внимание на актуальности выбранной темы: «Сегодня люди живут в постоянно ускоряющемся мире. Мы должны учиться больше и быстрее, чем когда-либо раньше. Мы принимаем новые вызовы и играем новые роли, которые никогда не возникали перед нашими предшественниками. Технологический прогресс дал нам возможность быстрее устанавливать контакты и быть общественно более активными, чем предыдущие поколения. Однако на этом пути мы, возможно, утратили понятия о хороших манерах — особенно это касается делового и профессионального этикета».
С нормами делового протокола и правилами этикета официального должностного лица познакомила присутствующих на семинаре Людмила Слуцкая, доцент кафедры политологии юридического факультета Белорусского государственного университета.
Знаете ли Вы, что само понятие этикет впервые было употреблено в современном его значении на приёме короля Франции Людовика XIV (1638-1715), когда гостям были розданы карточки (этикетки) с изображением того, как они должны держатся. Этикет (в пер. с франц. — ярлык, этикетка) — свод правил поведения, касающихся внешнего проявления отношения человека к людям. Здесь имеется в виду обращение с окружающими, формы обращения и приветствий, поведение в общественных местах, манеры и одежда. Многие правила этикета, особенно современного, практически совпадают с элементарной вежливостью.
Суть этикета сводится к следующему — любому другому человеку должно быть комфортно в вашем обществе. Это, как правило, относится и к любому месту, и к любой ситуации. Правила этикета и протокола порой ситуативны и зависят от многих факторов: это и возраст, и половая принадлежность, наличие значимых наград, занимаемая должность, а также положение человека в обществе, звание и чин.
Протокол — исторически сложившийся и культурологически обусловленный свод правил и предписаний, в соответствии с которым регламентируется и регулируется порядок официальных церемоний и мероприятий (переговоры, подписание документов), официальная переписка, форма одежды и т. д. Нормы протокола следует знать и соблюдать, чтобы не попасть впросак и случайно не выказать неуважение.
С этой точки зрения интерес представляют традиции вручения верительных грамот послов в разных странах. Так, например, в Швеции направляющемуся в королевский дворец послу подается экипаж, запряженный лошадьми; во дворце выстраивается почетный караул; в аванзале играет военный оркестр. В Марокко предусматривается троекратный поклон посла (при входе в зал, в середине зала и при подходе к королю). В Непале в завершение церемонии король окропляет белый платок посла специальными духами, что должно символизировать доверие к послу со стороны монарха, пожелания успехов в его деятельности.
В своём выступлении Людмила Слуцкая более подробно остановилась на нормах официального речевого этикета, использовании визитных карточек, культуре внешнего вида и требованиях, предъявляемых к организации переговоров.
Правила речевого поведения обязательны для членов каждого общества в определенных ситуациях. Деловое общение предполагает взаимное уважение партнеров и коллег, и в этой связи уместным будет обращение «на Вы».
К определяющим факторам при выборе этикетных форм общения относят обстановку при встрече и особенности личности. Важна также тональность разговора, умение модулировать голос.
Как заметила Людмила Слуцкая, негласное правило приветствия — здоровается первым тот, кто вежливее. А если при обмене приветствиями называются и имена, то это способствует налаживанию взаимоотношений, потому как самый приятный звук для человека — звук его имени.
Вот еще несколько полезных советов: при рукопожатии старший определяет правила; приветствие сопровождается дружелюбной улыбкой; нет необходимости здороваться при повторной встрече.
Этикет телефонного разговора — важный компонент имиджа организации. От того, как Вам ответили по телефону, зависит Ваше настроение, отношение к ситуации, планы на сотрудничество. И в телефонном разговоре важно правильно выбирать темп, тональность, уметь выдерживать паузы, говорить четко, громко, с нужной интонацией. Позвонивший решает, сколько должен длиться разговор и когда пора попрощаться.
Лектор коснулась темы визитных карточек, пояснила, как они должны выглядеть, какие сведения необходимо на них указывать, в каких случаях их использовать.
Что касается культуры внешнего вида, то, как сказал эксперт в области межличностных коммуникаций Аллан Пиз, у вас никогда не будет второго шанса произвести первое впечатление. Поэтому внешний вид официального лица должен соответствовать времени, месту и характеру событий. По данным исследований, мнение о человеке при первой встрече составляют по следующим характеристикам: 7%-содержание речи, 38%- голос, 55%-внешность. По одежде можно определить, кто является ключевой фигурой на переговорах.
Специалисты утверждают: хорошие манеры прибыльны, поэтому соблюдение норм делового протокола – залог успешного ведения дел. Тут важен принцип взаимности, который созвучен с известной пословицей: как вы принимаете, так будут принимать и Вас. Для того чтобы переговоры увенчались успехом, важно соблюсти все нормы протокола. С первых минут визита следуйте правилам этикета при обращении к прибывшим гостям. Формы обращения, принятые во многих странах, бывают достаточно сложны, определяются национальными традициями и культурными особенностями.
При организации переговоров необходимо учитывать особенности оформления переговорного помещения. В частности, это касается размещения национальной символики и рассадки участников протокольной встречи. Так, например, при одновременном установлении Государственного флага Республики Беларусь и флага другого государства, флаг принимающей стороны будет правильно расположить с правой стороны, а флаг другого государства – с левой, если стать лицом к ним. В случае поднятия флагов трех и более государств они располагаются в алфавитном порядке по названию этих государств. На переговорный стол флаг ставится на специальную подставку по правую руку от сидящего.
При выборе способа рассадки должен обеспечиваться максимальный психологический комфорт участников переговоров.
Следует также учитывать персональный и количественный состав делегаций, а также занимаемые должности и заранее планировать расположение участников за столом согласно правилу старшинства.
Умение вести себя в общественных местах в различных ситуациях не только говорит окружающим о том, что вы воспитанный и культурный человек, но и облегчает установление контактов, способствует достижению взаимопонимания, создает теплые и устойчивые взаимоотношения.
Подводя итоги, Александр Курило выразил надежду, что информация, полученная на семинаре, была интересна и полезна слушателям. Он подчеркнул, что сегодня руководитель должен быть и тонким психологом, и тактичным дипломатом. Ведь атмосфера в коллективе напрямую зависит от поведения руководителя, который обязан подавать пример подчиненным.
Ольга Беленя, фото автора
